Entreprise : comment assurer le bon déroulement d’une réunion ?

 

Il existe différents types de réunion d’entreprise, et c’est en fonction de celles-ci que l’aménagement de la salle sera défini. En effet, la disposition du mobilier, l’environnement, les équipements ne seront pas les mêmes pour une réunion formelle et une réunion plutôt décontractée. Dans cet article, vous retrouverez deux principaux types de réunion et quelques conseils pour bien aménager la pièce.

 

Les réunions de présentation

Elles ont pour objectif de présenter ou de partager des informations. Chacun des présentateurs et des auditeurs (les deux parties impliquées) doit donc travailler dans les meilleures conditions afin que ce type de réunion soit efficace.

Pendant les réunions de présentation, il y a quelques pièges à éviter. Très souvent le nombre de participants est plus important que d’habitude et les espaces utilisés ne sont pas toujours adaptés. Aussi, évitez les tables mal agencées, les sièges en quantité insuffisante et peu confortables, les problèmes d’éclairage et les problèmes de ventilation. Par contre, favorisez des équipements de qualité pour assurer une bonne présentation : le vidéoprojecteur, sonorisation, l’éclairage et les sièges adaptés sont donc de mise lors de cette réunion. Veillez à ce que la circulation des auditeurs et présentateurs soit facilités, aussi, pensez à disposer les sièges en théâtre en réservant au minimum un espace de 45 cm entre deux rangées de sièges. Et surtout, n’oubliez pas de prévoir un système de ventilation assurant le renouvellement de l’air dans la pièce.

Réunion de workshop et de brainstorming

Son objectif est de réfléchir et d’apporter des solutions à une problématique spécifique. Tous les paramètres favorisant la créativité sont donc à privilégier. Pour ce faire, évitez les salles avec mobilier fixé au sol et difficile à déplacer, le manque d’évolutivité, et l’absence de matériel d’expression (paperboard, tableau blanc, etc.). Il est conseillé d’installer des tables de réunion modulaires qui pourront être rassemblées ou éclatées par petits groupes, en fonction des besoins. N’hésitez pas non plus à adopter du mobilier convivial comme les canapés, les poufs, etc, propice à la collaboration. Dans une réunion de brainstorming, le niveau sonore de la salle doit être de 58 dB maximum, lorsque les participants parlent. Il est donc important de mettre en place des matériaux insonorisant pour les plafonds, les murs, sols et éventuelles cloisons mobiles. L’aménagement est le même pour une salle de formation, il faut que la pièce favorise la créativité en cours de réunion et privilégie le partage d’idées entre les formés eux-mêmes et le formateur.